【トラブル防止】転職での内定辞退はこれで安心!伝え方の例文とタイミングのマナー

転職

転職活動を行って内定を得られたものの、条件が合わなかったり、別の企業への転職も視野に入れていたりと、内定を辞退することを検討することは少なくありません。

「そもそも内定辞退することってできるの?」「内定をもらってから、どのくらいの期間で返答する必要があるんだろう?」「トラブルに発展しない内定の断り方を知りたい」と悩んでいないでしょうか?

この記事では、内定の辞退を考えている方に向けて、上のようなよくある疑問についてわかりやすく解説します。

記事のポイントまとめ!

  • 内定承諾前であれば、内定を辞退することに問題はない
  • 内定提示後の返答期日は1週間が目安になる
  •  内定辞退の連絡は、電話かメールで行う
  • 転職エージェントを介した応募なら、辞退の連絡は転職エージェントに伝える
  • 転職エージェントに内定辞退の連絡を入れる際は、理由を伝えると理解が得られやすい
  • 内定を承諾したあとの辞退は極力避ける

自分に合った新しい職場に出会うためには、希望にそぐわない企業に対しては断りを入れることも必要になります。

ただ、社会人としての礼儀をもった断り方をしないと、今後の転職活動に支障をきたすこともあります。

辞退を告げる適切なタイミング、具体的な断り方の文例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

記事執筆者

  • 編集部
  • 転職のホント編集部
転職・キャリアアップについての正しい情報を提供するために、キャリアコンサルタント含むディレクター・ライターチームで記事を執筆しています。常に確度の高い情報を提供するため、人材紹介エージェントとのディスカッション・転職経験者へのアンケートリサーチを綿密に行い記事制作を行っています。

内定は「承諾」しなければ辞退できる

内定は「承諾」しなければ辞退できる

まず大前提として知っておきたいことは、

  • 内定を得たからといって必ずしもそこに転職を決めなければならないわけではない
  • 内定承諾前であれば辞退ができる

ということです。

企業側と求職者、双方の意思がマッチしてはじめて契約が成立します。内定が出た時点では、あくまで企業側の雇用する意思が示された段階です。

内定が提示されるときには、あわせて基本的な待遇も示されていることがふつうですが、条件を検討した結果として、入社を見合わせようと考えることはあり得るでしょう。

求職者側として働く意思がないわけですから、辞退することに問題はありません。双方の意思が合致しなかったというだけです。

しかし内定辞退が問題にならないのは、あくまでも承諾する前です。

後ほど改めて説明しますが、内定承諾したあとに辞退するのはルール違反です。

内定承諾の返答期限は1週間程度のケースが多い

辞退することはできますが、内定の連絡とともに「承諾するか、それとも辞退か」いつまでに返答をもらえるか期限を設定されることが普通です。

企業の採用状況によって期限は異なりますが、内定から1週間程度を目安に返答を求められることが一般的です。

企業側からいつまでに返答をもらえるか聞いてもらえる場合もあります。

内定を受けるかどうか迷っているのであれば、焦らずしっかり検討することも必要ですが、いたずらに回答を引き延ばすことは避けましょう。

最終的に断るにせよ、承諾するにせよ、回答の保留が続くと心証はよくありません。

基本的に内定辞退すること自体は問題がないことは理解されたかと思います。ただ内定辞退の申し出のマナー、適切な伝え方を知っておかないと、後々トラブルになる可能性は残ります。

転職のホント編集部
ここからは内定辞退の基本的な流れと注意点をみていきましょう!

これをおさえれば大丈夫!内定辞退の伝え方

これをおさえれば大丈夫!内定辞退の伝え方

それでは、ここから具体的な内定辞退の伝え方について説明していきます。

メール例文についても紹介しているので「どうやって伝えたら角が立たないのか…」と不安になっている人も必見ですよ。

原則:電話かメールでの連絡が一般的

内定辞退することを決めたら、どのような連絡手段を取ればいいのでしょうか。ルールとして決まっているわけではありませんが、電話かメールで連絡を入れることが一般的です。

いちばん丁寧なのはまず電話を入れ、その後にメールか手紙で文書としてお礼と内定辞退の意を告げる方法です。

ただ、転職活動の場合は、どちらか一方でも大きな失礼にはあたりません。

転職活動をする際には、大きく分けると直接企業に応募する場合と、転職エージェントを介する場合があります。

直接応募と転職エージェント経由での応募は、辞退の連絡先や注意すべき点が異なるので、それぞれ解説していきますね。

転職エージェントを介さず、直接会社に応募した場合の内定辞退の伝え方

企業に直接応募した場合、内定が提示されるパターンは次の3つがほとんどです。

  • 面接後に電話で連絡
  • 面接後にメールで連絡
  • 最終面接後その場で提示する

まれに最終面接後その場で提示されることがありますが、その場で内定の返事をする必要はありません

いつまでに返答すればいいか、誰に、どのような方法で返答すればいいか確認しておきましょう。

また、面接後にメールで内定通知をもらった場合はそのメールの送り主、電話で内定の連絡をもらった場合は電話をかけてきた採用担当者の方に連絡を入れるようにしましょう。

転職のホント編集部
具体的に電話とメールでの内定辞退の方法を見ていきましょう。

電話での内定辞退の方法

電話で断る場合、まず電話をかけたあと、自分の名前を名乗り、採用担当者に取り次いでもらいます。

担当者に代わったら、内定のお礼を述べ、それから内定の辞退の意と謝意を告げます。特に理由を聞かれなければ詳細を話す必要もありません。

もし内定辞退の理由を聞かれたら、なるべく前向きな理由(「より自分に適性に近い企業が見つかった」「これまでのキャリアを活かせる仕事に就くことになった」など)で答えるようにしましょう。

当たり前ですが、会社の批判はNGです。

次に、内定辞退をメールで連絡する際の文例を紹介します。

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あくまで一例ですので、これで絶対OKというものではありません。企業や状況によってカスタマイズしていただければと思います。

【例文あり】メールでの内定辞退の伝え方

メールで内定辞退を伝える場合は、次の3つのポイントを入れるように意識しましょう。

  • 件名には「内定辞退」の連絡であることを明記する
  • 本文にも内定辞退する旨を、明確に記載する
  • 内定をいただいたことへの感謝、辞退することへの心苦しさの表明

ビジネスメールの一般的なマナーでもありますが、メールの件名(タイトル)でどのような用件・連絡なのかすぐにわかるようにしましょう。

「内定辞退」の連絡であることがひと目で理解できるようするのがマナーです。もちろんメールの本文でも、内定辞退の意を明記します。

企業側は内定を出すまでに、書類審査・面接・待遇条件の決定など採用のために多くのコストをかけているので、内定をいただいたことへの感謝と「辞退することになって申し訳ない」という気持ちもあわせて伝えるとよいでしょう。

内定辞退のメール文例

件名:内定辞退のご連絡<山田太郎(*自分の名前)

本文

〇〇〇〇株式会社 人事部

田中 一郎様

いつもお世話になっております。

貴社の求人に応募させていただき、この度内定の通知を頂きました山田太郎です。

内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変ありがたいお知らせをいただきながら誠に恐縮ではございますが、慎重に検討させていただいた結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

田中様には複数にわたり面接の機会をいただくなど、貴重なお時間を頂戴しました。大変感謝しております。結果として内定辞退の連絡になりますこと、心苦しく感じております。

本来であれば、貴社へお伺いし直接ご報告させていただくべきところ、メールでのご連絡になることをご寛恕いただければ幸いです。

田中様をはじめ、採用に関わってくださった皆様に心より感謝申し上げます。

最後になりますが貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

転職エージェントで応募した場合の内定辞退の伝え方

次に転職エージェントを介して応募した場合の内定辞退の伝え方について説明します。

転職エージェントを介して応募した場合は、内定通知は企業から直接くるわけではなく、転職エージェントの担当者から内定が出た旨、連絡がきます。

内定辞退する場合も直接企業に返答するのではなく、転職エージェントの担当者に伝えることになります。

内定辞退の伝え方は、企業に直接応募したときと大きくは変わりません。

ただし、転職エージェントは求職者が内定を承諾後、入社してはじめて報酬を得ることになります。

あくまでビジネスとしてマッチングサービスを行っているため、担当コンサルタントによっては無理な引き止めをする場合があります。そのため担当者の見極めが重要になります。

信頼できる担当コンサルタントには、内定辞退の理由を丁寧に説明するようにしましょう。選考プロセスにおいて、担当コンサルタントとは密なやり取りが必要になります。

そのため自分の希望する「待遇」「働き方」「仕事内容」を改めて理解してもらう良い機会にもなるのです。

今後、自分に合った求人案内をしてくれる可能性も高まり、ミスマッチを減らすことにもつながります。

後からトラブルにならない!内定通知への対応の3つの注意点

ここまでで内定辞退の伝え方を、直接応募した場合と、転職エージェント経由で応募した場合にわけて解説してきました。

基本的な内定辞退の連絡方法については、これまでの解説を踏まえて行えば、問題ないでしょう。

とはいえ、内定通知に対する対処法で気をつけておきたいところがいくつかあります

内定通知への注意点

  • 内定への返答の期日を伝える
  • 辞退の連絡は必ず期日までに行う
  • 内定承諾後の辞退を避ける

後々のトラブルにつながらないためにも、特に注意すべき点をチェックしておきましょう。

注意点1:内定返答の期日を伝える

内定を出した場合、少数の雇用を予定している企業の場合、内定の返事を得るまでは採用活動を止めることになります。

そのため、承諾にせよ辞退されるにせよ、できるだけ早く返答をもらいたいと考えています。

返答期日を自分で決められる場合は1週間以内を目安にして、それ以上待ってもらいたい場合は理由もあわせて伝えるようにしましょう。

できれば内定をもらう前の段階で、いつまでに内定への返事ができるか予定を立てておくと、いざ期日を聞かれた際に慌てずにすみます。

注意点2:辞退の連絡は必ず期日までに行う

社会人として当たり前ですが、辞退の連絡は予定の期日までに必ず行うようにしてください。返答をしないということは辞退の意思を示すことにはなりません。

万が一、決められた期日までに返答できない事情が生じた場合は、返答が遅れる理由と、改めていつまでに返事するのかしっかり伝えるようにしてください。

転職エージェントを利用している場合は、担当コンサルタントも返答期間を把握しているため、承諾するかどうか確認の連絡がくるはずです。

すでに触れたように、辞退する場合はどのような理由で断るのか説明するようにしましょう。

自分の希望を理解してもらい、引き続きしっかりとしたサポートを受けるためにも辞退理由を説明するのは必須です。

注意点3:内定承諾後の辞退を避ける

何度か説明しているように、内定が出た段階では承諾するか断るか選ぶ権利があります。

ただ、内定を口頭で承諾したり、内定通知書へ承諾のサインをしたり、内定承諾の意思を示したあとに辞退することは避けてください

企業から内定が出され、それを承諾した時点で、雇用契約は成立しています。

承諾後に考えが変わって辞退したとしても、損害賠償などにつながるケースは少ないには事実です。

とはいえ、自身の業界内での評判に傷がつく、トラブルにつながってしまう、という可能性は十分にあります。

内定承諾の連絡をする際には、しっかりとその会社で働いていくビジョンがあるか考え、納得したうえで行うようにしましょう。

内定承諾後に辞退を検討しているときの対処法

内定承諾後に辞退を検討しているときの対処法

内定通知への対応の注意点として、内定承諾後に辞退をするべきではないと解説しました。社会一般のルール、モラルとしては、承諾後に意見を変えるのは厳禁です。

ただ、家庭の事情が変わる、現職で強い引き止めにあうといった事態にあって、考えが変わることもあるかもしれません。

また内定が出るとは想定していなかった、第一志望の企業から内定が出て迷ってしまうこともあります。

内定を承諾したあとに、「やっぱり考えが変わりました」と告げるのは、ルール違反であり、極力避けるべきです。

ただ、どうしてもやむを得ない事情で承諾後に入社を断らないといけないこともあるかもしれません。

そこで内定承諾後に、改めて断りを入れる際、どのように対処すればいいのか解説していきます。

内定承諾の判断軸を整理して、転職にかかわる第三者に相談する

承諾後に内定辞退をするか迷いがある場合は、あなたの転職にかかわる第三者に相談に乗ってもらうことがおすすめです。

内定承諾をした以上、軽率に考えを変えるべきではありません。

客観的に「自分はどうして内定を受諾したのか」「承諾した時点と、いまとでどんな状況の変化があったのか」など、仕事に対する自分の判断軸を改めて整理するには、第三者の意見を聞くことが有効です。

また転職エージェント経由で応募した場合は、キャリアコンサルタントに相談するとよいでしょう。

自分が行きたい企業への転職が決まったとしても、不安がまったくないということは少ないと思います。

どんな点に不安を感じているのか、気になっているものの不明確なところはどこなのか率直に話すことで、不安が解消されることがあります。

また条件面で気になる部分に関しては、企業側と再度話し合うことで、諸条件が変わる可能性もあります。

内定辞退する意思が決まったら、できるだけ早く誠実に会社へ伝える

第三者にも相談したうえでなお、内定辞退の意思が変わらない場合は、できるだけ早く辞退の連絡をするようにしてください。

求職者には職業選択の自由があるので承諾後であっても入社しない選択をすることはできますが、企業からすると入社予定者のためにさまざまな準備・対応を行っているはずです。

少なくないコストがかかっているので、入社取りやめになると損害賠償請求される可能性もわずかながら残ります。

予定入社日が近くなればなるほど、迷惑がかかります。内定承諾を取り消すと決めたなら、十分な謝罪を行ったうえで、理解を得るように努めるようにしましょう。

まとめ

この記事では転職活動を行うなかで、内定を得たあと、どのように辞退を伝えればいいのか解説してきました。

転職のホント編集部
最後に、この記事の重要ポイントをまとめます。

記事のポイントまとめ!

  • 内定承諾前であれば、内定を辞退することに問題はない
  • 内定提示後の返答期日は1週間が目安になる
  •  内定辞退の連絡は、電話かメールで行う
  • 転職エージェントを介した応募なら、辞退の連絡は転職エージェントに伝える
  • 転職エージェントに内定辞退の連絡を入れる際は、理由を伝えると理解が得られやすい
  • 内定を承諾したあとの辞退は極力避ける

「条件がちょっと合わない」「思っていたのと仕事内容が違う」「会社のビジョンに共感できない」など、転職活動を進めていくうちにミスマッチに気づくことはよくあります

企業側から内定を提示されたからといって、必ずしも入社を決めなければならないわけではありません。

内定辞退することを決めたなら、この記事で解説してきたようなポイントをおさえたうえで、速やかに辞退の連絡を入れるようにしましょう。